Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Structivy wordt ontwikkeld en beheerd door Tremoot B.V., Hogeweyselaan 215F, 1382 JL Weesp, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85752304.

Tremoot heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, die onafhankelijk toeziet op hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Voor vragen over privacy kunt u mailen naar contact@tremoot.com.

2. Onze rol: verantwoordelijke of verwerker

Voor de website structivy.com en het contactformulier is Tremoot verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen waarvoor en hoe die gegevens worden verwerkt.

In het Structivy-platform legt een installatie- of servicebedrijf gegevens vast over zijn klanten, hun locaties en installaties, en over zijn eigen medewerkers. Voor die gegevens is dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke. Tremoot verwerkt ze als verwerker, in opdracht van het bedrijf en volgens de verwerkersovereenkomst die wij met het bedrijf sluiten.

Bent u klant van een bedrijf dat Structivy gebruikt? Dan richt u vragen over uw gegevens en verzoeken om uw rechten uit te oefenen aan dat bedrijf. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan handelen wij het niet zelf af maar leggen wij het aan het bedrijf voor, en helpen wij het bij de afhandeling.

3. De website

De website plaatst geen cookies en gebruikt geen diensten voor advertenties of tracking.

Bij elk bezoek verwerken onze hosting en firewall technische gegevens, zoals uw IP-adres, het type browser en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de website veilig en beschikbaar te houden.

Voor bezoekersstatistieken gebruikt de website Cloudflare Web Analytics. Het telt hoeveel mensen de website bezoeken, welke pagina's zij bekijken en via welke website of campagne zij binnenkomen. Het plaatst geen cookies, slaat niets op in uw browser, bewaart uw IP-adres niet en volgt u niet over andere websites. Wij zien alleen totalen, nooit wie een pagina bekeek. Omdat deze statistieken geen of nauwelijks gevolgen hebben voor uw privacy, vragen wij er geen toestemming voor. De grondslag voor de bezoekersstatistieken is ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe de website wordt gevonden en gebruikt.

De lettertypen komen van onze eigen server. Er gaan geen gegevens naar een dienst voor lettertypen.

Het contactformulier is beschermd met Cloudflare Turnstile. Cloudflare ontvangt daarbij uw IP-adres en gegevens over uw browser, om vast te stellen dat het formulier door een mens wordt ingevuld.

4. Het contactformulier

Via het contactformulier kunt u een demonstratie aanvragen of een vraag stellen. Wij vragen daarvoor uw naam, organisatie, e-mailadres en bericht, en als u dat wilt uw telefoonnummer.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw vraag te beantwoorden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om op uw vraag te reageren.

De website slaat uw bericht niet op. Het wordt als e-mail naar contact@tremoot.com gestuurd, via de e-maildienst SendGrid. Die e-mail bewaren wij volgens ons bewaarbeleid voor e-mail, één tot twee jaar.

Wij tellen hoe vaak het contactformulier wordt verstuurd en hoe dat afliep, bijvoorbeeld verstuurd of geweigerd door de controle op bots. Die telling bevat niet wie het formulier verstuurde of wat erin stond.

5. Het platform

Over medewerkers van bedrijven die met Structivy werken, verwerken wij:

• account- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, functie en rollen;
• inloggegevens, via Microsoft Entra External ID;
• gegevens over het werk van monteurs, zoals werkbonnen, uren, werkzaamheden en certificeringen;
• de locatie bij het starten en afronden van een werkbon, als het bedrijf dat heeft ingesteld: via de gps van het toestel als de monteur daar in de browser toestemming voor geeft, en anders een globale locatie (plaats, regio en land) op basis van het IP-adres;
• gebruiks- en auditgegevens: wie wat heeft gedaan en wanneer, voor beveiliging en verantwoording;
• technische gegevens, zoals IP-adres en browser.

Over klanten verwerken wij de gegevens die het bedrijf in Structivy vastlegt, zoals namen en contactgegevens, adressen van locaties, gegevens over installaties, werkbonnen, servicecontracten en handtekeningen op servicebonnen. Dat doen wij alleen als verwerker, voor de doelen die het bedrijf bepaalt, zoals klantbeheer, planning, onderhoud en de registratie die de F-gasverordening vraagt. Wij gebruiken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden en verkopen of delen ze niet. De gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Zet een bedrijf AI-functies aan, dan worden de gegevens die daarvoor nodig zijn verwerkt door Microsoft Azure AI Foundry binnen de Europese Unie. Die gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

6. Leveranciers

Voor het leveren van Structivy werken wij met de volgende partijen:

Met leveranciers die persoonsgegevens voor ons verwerken, hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid. Bij de RDW vraagt het platform alleen openbare voertuiggegevens op; daarbij wordt het kenteken verstuurd.

7. Gegevens buiten de Europese Unie

De meeste gegevens blijven binnen de Europese Unie. SendGrid, ipapi.co en Cloudflare verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen.

8. Beveiliging

Tremoot is gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510 en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daaronder vallen versleuteling tijdens transport en opslag, meervoudige authenticatie, toegang per rol, het vastleggen van wie wat doet, monitoring, back-ups die jaarlijks op herstel worden getest en een strikte scheiding tussen test- en productiegegevens.

Leidt een datalek tot een risico voor betrokkenen, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaat het om gegevens in het platform, dan informeren wij het bedrijf zonder onredelijke vertraging en helpen wij het bij de melding en de communicatie met betrokkenen.

Kwetsbaarheden melden

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke plicht een langere termijn vraagt.

• Beveiligingslogboeken van de website en het platform: twaalf maanden.
• E-mail, ook uit het contactformulier: één tot twee jaar.
• Gegevens in het platform: zo lang als het bedrijf bepaalt en zolang de overeenkomst loopt.
• Back-ups van databases: ten minste dertig dagen.

Eindigt de overeenkomst met een bedrijf, dan geven wij de gegevens terug, verwijderen of anonimiseren wij ze, naar keuze van het bedrijf, tenzij een wettelijke bewaarplicht dat verhindert.

10. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en uw gegevens over te laten dragen. Waar wij om toestemming hebben gevraagd, kunt u die altijd intrekken.

Voor gegevens van de website en het contactformulier stuurt u uw verzoek per e-mail naar contact@tremoot.com, of schriftelijk naar ons adres. Wij controleren eerst of het verzoek van u komt en handelen het binnen één maand af. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan die termijn met ten hoogste twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan vooraf weten.

Voor gegevens in het platform richt u zich tot het bedrijf dat Structivy gebruikt.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bovenaan deze pagina staat de datum van de huidige versie.